More

Whistleblowers regulation

As legally required, CHDR has a whistleblower regulation which can be reviewed below. This regulation is compliant with Dutch law and EU guideline 2019/1937. The regulation is currently only available in Dutch; should you require information in English please contact CHDR’s HR-director.

Voorwoord

Het is in het belang van de medewerker en van CHDR dat eventuele misstanden veilig aan de orde kunnen worden gesteld. In deze bijlage lees je welke rechten je als melder hebt en welke route gevolgd kan worden om een melding te doen. Deze bijlage is geschreven volgens nog nader in te voeren wetgeving naar aanleiding van de EU richtlijn 2019/1937 die gaat over de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden. Hierbij kun je denken aan bijvoorbeeld regels met betrekking tot financiële producten, consumentenbescherming, witwasbestrijding, privacy, gezondheid en milieu. Door invoering van dit wetsvoorstel wordt niet alleen de EU richtlijn geïmplementeerd maar wordt de Wet Huis voor Klokkenluiders ook op een aantal andere punten aangepast. De wet krijgt in dit wetgevingstraject een nieuwe naam: Wet bescherming klokkenluiders. Vermoedelijk zal de wet in het begin van het laatste kwartaal van 2022 in werking treden.


Artikel 1

Definities
In deze regeling wordt verstaan onder:
  • 1. werknemer: de werknemer die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht arbeid verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit hoofde van een arbeidsovereenkomst arbeid verricht of heeft verricht ten behoeve van een CHDR.
  • 2. een vermoeden van een misstand: het vermoeden van een werknemer dat binnen CHDR waarin hij werkt of heeft gewerkt sprake is van een misstand of inbreuk voor zover:
    • a. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de werknemer bij CHDR heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de werknemer heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of andere organisatie, en
    • b. het maatschappelijk belang in het geding is bij:
      • i. een (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit,
      • ii. een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid,
      • iii. een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen,
      • iv. een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu,
      • v. een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten,
      • vi. een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen,
      • vii. een (dreigende) verspilling van maatschappelijke/ collectieve middelen,
      • viii. (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de onder i tot en met vii genoemde feiten;
  • 3. mogelijke inbreuk op EU-recht: inbreuk op het Unierecht is een handeling of nalatigheid die betrekking heeft op de volgende domeinen van het Unierecht:
    • overheidsopdrachten
    • financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismebestrijding
    • productveiligheid en productconformiteit
    • veiligheid van vervoer
    • bescherming van het milieu
    • stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
    • veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn
    • volksgezondheid
    • consumentenbescherming
    • bescherming van persoonsgegevens
  • 4. melder: de (ex) werknemer, sollicitant, vrijwilliger, stagiaire, uitzendkracht, ZZP-er of (onder)aannemers van werk, die conform deze regeling een melding van een vermoeden van een misstand of inbreuk doet.
  • 5. Raad van Bestuur: degene(n) die is (zijn) benoemd als (lid van) het bestuur van de instelling;
  • 6. Raad van Toezicht: degenen die zijn benoemd als lid van de Raad van Toezicht van de instelling;
  • 7. adviseur: de adviseur is iedere natuurlijk persoon die het vertrouwen van de melder geniet en op wie uit hoofde van zijn beroep of ambt een geheimhoudingsplicht rust omtrent het aan hem/haar gemelde;
  • 8. vertrouwenspersoon: diegene die door de Raad van Bestuur is aangewezen om als zodanig voor de instelling te fungeren en van wie intern bekend is gemaakt dat hij of zij als zodanig fungeert; CHDR heeft externe vertrouwenspersoon aangesteld.
  • 9. externe derde: iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie die naar het redelijk oordeel van de melder het meest in staat mag worden geacht direct of indirect de vermoede misstand of inbreuk te kunnen oplossen of te doen oplossen en derhalve het meest in aanmerking komt om de externe melding van het vermoeden van een misstand of inbreuk bij te doen;
  • 10. Huis: Huis voor Klokkenluiders als bedoeld in artikel 1 sub a van de Wet Huis voor Klokkenluiders;
  • 11. Afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling advies van het Huis, bedoeld in artikel 1 sub c van de Wet Huis voor Klokkenluiders;
  • 12. Afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis, bedoeld in artikel 1 sub c van de Wet Huis voor Klokkenluiders.

Artikel 2

Informatie, advies en ondersteuning voor de werknemer c.q. melder
  • 1. De werknemer c.q. de melder kan een adviseur in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand en zich desgewenst door deze adviseur laten vertegenwoordigen.
  • 2. Ter zake het vermoeden van een misstand kan de werknemer c.q. de melder de vertrouwenspersoon verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand. De vertrouwenspersoon functioneert met gezag, geloofwaardigheid en is in die hoedanigheid onafhankelijk van (de leiding van) de instelling.
  • 3. Ter zake het vermoeden van een misstand en inbreuk kan de werknemer c.q. de melder de Afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand. Zie hiervoor www.huisvoorklokkenluiders.nl

Artikel 3

Interne melding
  • 1. Tenzij sprake is van een uitzonderingsgrond als bedoeld in artikel 8 lid 2 van deze regeling, dient de melder de melding van een vermoeden van een misstand en inbreuk intern te melden bij de Voorzitter van de Raad van Bestuur, volgens de in deze regeling beschreven interne procedure.
  • 2. Indien de melding van een vermoeden van een misstand of inbreuk het functioneren en/of het handelen van de Raad van Bestuur betreft, vindt deze plaats aan de Voorzitter van de Raad van Toezicht.
  • 3. De melder kan (het vermoeden van) een misstand of inbreuk ook intern melden via de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon zal de melding in overleg met de erknemer voorleggen aan de voorzitter van de Raad van Bestuur als omschreven in deze regeling of aan de voorzitter van de Raad van Toezicht als sprake is van een als in artikel 3.2.

Artikel 4

Vastlegging van de interne melding
  • 1. De melder doet de melding schriftelijk bij de Voorzitter van de Raad van Bestuur, en in geval lid 2 van artikel 3 van toepassing is, bij de Voorzitter van de Raad van Toezicht.
  • 2. Indien de melder de melding van een vermoeden (deels) mondeling doet bij de Voorzitter van de Raad van Bestuur, en in geval lid 2 van artikel 3 van toepassing is, bij de Voorzitter van de Raad van Toezicht, draagt deze, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vaststelling hiervan en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt van de schriftelijke vastlegging een kopie.
  • 3. Indien de melder de melding van een vermoeden van een misstand of inbreuk doet via de vertrouwenspersoon, stuurt de vertrouwenspersoon de melding, in overleg met de melder en op de wijze zoals met de melder is overeengekomen, door naar de Raad van Bestuur, en in geval lid 2 van artikel 3 van toepassing is, de Voorzitter van de Raad van Toezicht, met vermelding van de ontvangstdatum. Indien de melder de melding van een misstand of inbreuk (deels) mondeling doet, draagt de vertrouwenspersoon, in overleg met de melder, zorg voor een schriftelijke vastlegging hiervan, en legt deze vastlegging ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. De melder ontvangt van de melding en de schriftelijke vastlegging hiervan een kopie.
  • 4. De Voorzitter van de Raad van Bestuur respectievelijk van de Raad van Toezicht stuurt binnen één week na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de melder. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke (mondelinge) melding.
  • 5. Indien de melder een melding anoniem wil doen en aldus niet met tussenkomst van de vertrouwenspersoon, zal de Raad van Bestuur de kwestie onderzoeken. Er wordt rekening gehouden met de gevoeligheid van de verstrekte informatie. Het is mogelijk dat de vermoedelijke misstand of inbreuk onopgelost blijft vanwege een tekort aan informatie.
  • 6. Indien een melding door de melder wordt ingetrokken, worden alle reeds door de vertrouwenspersoon en/of de Raad van Bestuur of de Raad van Toezicht ontvangen documenten terstond vernietigd.
  • 7. Indien opzettelijk een valse melding is gedaan, zal de Raad van Bestuur passende disciplinaire maatregelen tegen de melder nemen en worden de documenten in het personeelsdossier van de melder bewaard.

Artikel 5

Vertrouwelijkheid melding en identiteit van de melder
  • 1. De Raad van Bestuur, respectievelijk de Raad van Toezicht en/of de vertrouwenspersoon draagt/dragen er zorg voor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor degenen die bij de behandeling van de melding betrokken zijn.
  • 2. Al degenen die bij de behandeling van een melding betrokken zijn, maken de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder en gaan met de informatie over de melding vertrouwelijk om. Ook de identiteit van de personen over wie de melding
  • 3. Indien het vermoeden van een misstand of inbreuk is gemeld via de vertrouwenspersoon en de melder geen toestemming heeft gegeven zijn identiteit bekend te maken, wordt alle correspondentie over de melding verstuurd aan de vertrouwenspersoon en stuurt de vertrouwenspersoon dit onverwijld door aan de melder.

Artikel 6

Standpunt
  • 1. Nadat de melding is gedaan, verricht de Raad van Bestuur respectievelijk de Raad van Toezicht een zorgvuldig onderzoek naar het gemelde vermoeden van een misstand zoals beschreven in aritkel 7. Tijdens het onderzoek zal de melder gehoord worden.
  • 2. De Raad van Bestuur, respectievelijk de Raad van Toezicht stelt een onderzoek in naar het gemelde vermoeden van een misstand, tenzij: het vermoeden van een misstand of inbreuk niet gebaseerd is op redelijke gronden, bij voorbaat duidelijk is dat de gemelde kwestie geen vermoeden van een misstand of inbreuk betreft.
  • 3. Indien de Raad van Bestuur, respectievelijk de Raad van Toezicht besluit geen onderzoek in te stellen, stelt het de melder daarvan binnen twee weken na ontvangst van de melding schriftelijk in kennis. In deze kennisgeving worden ook de redenen vermeld waarom de Raad van Bestuur van mening is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden of dat het bij voorbaat duidelijk is dat de gemelde kwestie geen vermoeden van een misstand of inbreuk betreft.
  • 4. Indien de melder de melding bij de vertrouwenspersoon heeft gedaan en de melder zijn of haar identiteit niet bekend wil maken, dan kan de Raad van Bestuur respectievelijk de Raad van Toezicht haar vragen schriftelijk aan de melder stellen via de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon zal de vragen doorgeleiden aan de melder die de vragen schriftelijk en anoniem kan beantwoorden. Vervolgens zal de vertrouwenspersoon de antwoorden op de vragen anoniem doorgeleiden aan de Raad van Bestuur respectievelijk de Raad van Toezicht.
  • 5. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding, wordt de melder door de Raad van Bestuur respectievelijk door de Raad van Toezicht of vertrouwenspersoon schriftelijk op de hoogte gesteld van het inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een missstand. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de interne melding heeft geleid. Het standpunt wordt geformuleerd met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de te verstrekken (bedrijfs-) informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, zoals privacyregelgeving.
  • 6. De Raad van Bestuur respectievelijk de Raad van Toezicht zal in een gesprek met de melder dan wel met de vertrouwenspersoon het inhoudelijke standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand of inbreuk toelichten en de melder in staat stellen hier op te reageren.
  • 7. Als het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de melder door de Raad van Bestuur respectievelijk door de Raad van Toezicht of door de vertrouwenspersoon hiervan voor het verstrijken van de periode van acht weken schriftelijk in kennis gesteld. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Deze aanvullende termijn mag maximaal vier weken bedragen. De Raad van Bestuur informeert de in de melding genoemde personen.
  • 8. Na afronding van het onderzoek beslist de Raad van Bestuur of een externe instantie of autoriteit in kennis moet worden gesteld van de melding en van het onderzoeksrapport en het door de Raad van Bestuur ingenomen standpunt. Indien de Raad van Bestuur een externe instantie in kennis stelt, zendt het de melder een kopie van de betreffende kennisgeving, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.

Artikel 7

Onderzoek van meldingen door de Onderzoekers
  • 1. Door de Raad van Bestuur worden (minimaal) twee werknemers (hierna te noemen ‘Onderzoekers’) die onafhankelijk en onpartijdig zijn ten aanzien van de melding, met het onderzoek belast en de Raad van Bestuur zal het onderzoek niet door Onderzoekers laten uitvoeren die mogelijkerwijs bij de vermoedelijke misstand of inbreuk betrokken zijn (geweest).
  • 2. De Raad van Bestuur stelt de melder onmiddellijk schriftelijk in kennis van het feit dat een onderzoek is ingesteld en van de namen van de Onderzoekers.
  • 3. De Onderzoekers bieden de melder de gelegenheid tot het uiten van zijn vermoedens. De Onderzoekers zorgen ervoor dat dit schriftelijk wordt vastgelegd en leggen dit schriftelijk ter goedkeuring en ondertekening voor aan de melder. Aan de melder wordt een kopie verstrekt.
  • 4. De Onderzoekers kunnen ook andere personen ondervragen. De Onderzoekers zorgen ervoor dat deze ondervraging schriftelijk wordt vastgelegd en leggen dit schriftelijk ter goedkeuring en ondertekening voor aan de ondervraagde. Aan de ondervraagde wordt een kopie verstrekt.
  • 5. De Onderzoekers mogen alle documenten binnen de organisatie van Werkgever die zij redelijkerwijs noodzakelijk achten voor de uitvoering van het onderzoek opvragen en raadplegen.
  • 6. De Onderzoekers stellen een conceptonderzoeksrapport op en stellen de melder in de gelegenheid op dit rapport te reageren, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan.
  • 7. Vervolgens stellen de Onderzoekers het definitieve onderzoeksrapport vast waarin de reacties van de melder op het conceptonderzoeksrapport zijn opgenomen. Zij zenden de melder een kopie van het rapport, tenzij hiertegen ernstige bezwaren bestaan. Het definitieve onderzoeksrapport wordt ook aan de Raad van Bestuur gezonden.

Artikel 8

Externe melding
  • 1. De melder kan na het doorlopen van de procedure inzake de interne melding als bedoeld in artikel 3 en 7 een redelijk vermoeden van een misstand of inbreuk extern melden, indien:
    • a. de melder het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 6 en van oordeel is dat het vermoeden van een misstand of inbreuk ten onrechte terzijde is gelegd en dit in lijn met artikel 6 lid 4 aan de Raad van Bestuur respectievelijk de Raad van Toezicht heeft laten weten;
    • b. de melder het niet eens is met de wijze waarop de werkgever zich jegens de melder heeft gedragen naar aanleiding van een melding van een vermoeden van een misstand of inbreuk en dit in lijn met artikel 6 lid 4 aan de Raad van Bestuur respectievelijk de Raad van Toezicht heeft laten weten.
    • c. de melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn(-en) als bedoeld in artikel 6 leden 3 en 5.
  • 2. De melder kan direct een externe melding doen van een vermoeden van een misstand of inbreuk indien het eerst doen van een interne melding in redelijkheid niet van hem kan worden gevraagd. Dat is in ieder geval aan de orde indien dit uit enig wettelijk voorschrift voortvloeit of sprake is van:
    • a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;
    • b. een redelijk vermoeden dat één of meerdere leden van de Raad van Bestuur en één of meerdere leden van de Raad van Toezicht binnen de organisatie van de werkgever bij de vermoede misstand of inbreuk betrokken zijn;
    • c. een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van de interne melding;
    • d. een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
    • e. een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand of inbreuk niet heeft weggenomen;
    • f. een wettelijke plicht tot directe externe melding.
  • 3. De melder kan de externe melding doen bij een externe derde. Daarbij geldt dat de melding van het vermoeden van een misstand of inbreuk plaats dient te vinden aan die externe derde/ externe instantie die daarvoor naar redelijk oordeel het meest in aanmerking komt. De melder houdt enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee die externe derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van de instelling bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen. Onder externe derden wordt in ieder geval verstaan:
    • a. een instantie die belast is met de opsporing van strafbare feiten;
    • b. een instantie die is belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens enig wettelijk voorschrift
    • c. een andere daartoe bevoegde instantie waar het vermoeden van een misstand of inbreuk kan worden gemeld, waaronder de afdeling onderzoek van het Huis voor Klokkenluiders.

Artikel 9

Rechtsbescherming van de melder
  • 1. De melder van een vermoeden van een misstand of inbreuk die te goeder trouw zowel in formeel als in materieel opzicht zorgvuldig handelt, wordt in zijn rechtspositie beschermd. Hieronder wordt verstaan dat de melder door of vanwege zijn of haar melding van een vermoeden van een misstand of inbreuk op geen enkele wijze wordt benadeeld in zijn rechtspositie jegens de instelling.
  • 2. Ook familieleden en collega’s van de melder zijn beschermd, als zij een werkrelatie hebben met degene tegen wie de melding is gericht.
  • 3. Rechtspositionele besluiten, indien en voor zover deze verband houden met de melding van een redelijk vermoeden van een misstand of inbreuk die in ieder geval onder de in lid 1 bedoelde rechtsbescherming vallen, zijn besluiten gericht op het:
    • a. verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek;
    • b. tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijk dienstverband;
    • c. niet omzetten van een tijdelijk dienstverband in een vast dienstverband;
    • d. verplaatsen of overplaatsen of het weigeren van een verzoek daartoe;
    • e. treffen van een disciplinaire maatregel;
    • f. onthouden van salarisverhoging;
    • g. onthouden van promotiekansen;
    • h. afwijzen van verlof.
  • 4. Van formeel zorgvuldig handelen is sprake indien:
    • a. de melder de desbetreffende feiten eerst intern aan de orde heeft gesteld als bedoeld in Artikel 3, tenzij dat in redelijkheid niet van hem/haar kon worden gevergd zoals voorzien in deze regeling;
    • b. de melder bij externe melding zoals voorzien in deze regeling de feiten op een passende en evenredige wijze bekend maakt.
  • 5. Van materieel zorgvuldig handelen is sprake indien:
    • a. de melder een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de betreffende feiten juist zijn;
    • b. de externe bekendmaking een maatschappelijk belang betreft als bedoeld in Artikel 1 lid 2 onder b in het geding is;
    • c. het belang van externe bekendmaking in maatschappelijk opzicht prevaleert boven het belang van de instelling bij geheimhouding.
  • 6. Als de werkgever na het doen van een melding een voor de melder nadelige maatregel neemt, motiveert de werkgever waarom hij deze maatregel nodig acht. Ook legt hij uit waarom deze maatregel geen verband houdt met de melding.
  • 7. De werkgever spreekt personen die zich schuldig maken aan benadeling van de melder daarop aan en kan hen een waarschuwing, een disciplinaire maatregel of een sanctie opleggen overeenkomstig het binnen de organisatie vastgestelde sanctiebeleid dat is vastgelegd in de gedragscode.
  • 8. Hetgeen in dit artikel is bepaald, geldt ook voor degene die de melder bijstaat en voor een betrokken derde.
Contact CHDR